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Con ASTROMEETING si intendono tre tipologie di incontri:

1. Journal Club (JC), interventi informali della durata di 25 minuti al massimo più 5 minuti di discussione, il cui obiettivo è di proporre un argomento su cui discutere, in maniera semplice e accessibile a tutti;
2. Astrophysics Colloquium (AC), intervento più dettagliato della durata di 40 minuti al massimo più 10 minuti dedicati alla discussione;
3. Lecture (L), review della durata massima di 55 minuti più 10 minuti dedicati alle domande.

Come si prenota Astromeeting

Cosa fare se avete invitato uno speaker per l’Astromeeting

a) Speaker Personale o Associato INAF

Nel caso in cui lo speaker sia un membro del personale o un associato INAF, la procedura per il rimborso delle spese di missione è la stessa prevista per una normale missione di lavoro. La missione e il rimborso devono essere gestiti su ZTravel.

b) Speaker NON Personale o NON Associato INAF

In questo caso, i passaggi da seguire sono i seguenti:

1. Il referente OACN dell’ospite deve verificare se lo speaker abbia già ricevuto rimborsi per precedenti missioni in Italia e quindi sia già in possesso di un codice fiscale.
2. Se lo speaker non ha un codice fiscale, occorre farne richiesta attraverso una delle seguenti opzioni:
   • Opzione 1 (consigliata): Rivolgersi al consolato o all’ambasciata italiana nel paese di residenza dello speaker, inviando un’email o una PEC contenente:
     • L’invito ufficiale del LOC
     • Una copia del documento d’identità dello speaker
     • Il modulo per la richiesta del codice fiscale firmato dallo speaker

     Nota: In caso di mancata risposta o risposta negativa, vi consigliamo di insistere. È compito dell’ambasciata/consolato gestire la richiesta e rilasciare il codice fiscale in pochi giorni.

   • Opzione 2: Richiesta all’Agenzia delle Entrate, tramite appuntamento in Italia o procedura online.

   Consigliamo inoltre di fare richiesta del codice fiscale con largo anticipo rispetto alla data prevista per il seminario. 

3. Una volta ottenuto il codice fiscale, il rimborso sarà gestito dal collega Dott. Giorgio Manfredi dell’ufficio Trattamento Economico del Personale.

Supporto da parte del LOC

Nel caso b), se il rimborso della missione è coperto dai fondi dell’Astromeeting, il LOC può occuparsi direttamente dell’invio dell’email o PEC al consolato o all’ambasciata, in accordo con il referente OACN e l’ospite.

Il LOC è a disposizione del referente OACN per offrire supporto in tutte le fasi dell’invito, sia prima che dopo il seminario, nel caso la missione dello speaker sia pagata o meno con fondi dell’Astromeeting.

Potete contattare il LOC all’indirizzo email: loc-astromeeting.oacn@inaf.it oppure contattare direttamente i responsabili del LOC per le missioni, Rossella Ragusa rossella.ragusa@inaf.it e Alessandro Loni alessandro.loni@inaf.it.

Il LOC

• Viola Allevato
• Luca Izzo
• Roberto Molinaro
• Rossella Ragusa
• Francesco Ficara
• Alessandro Loni

ore 11:15

Accoglienza: dolcini e caffè 15 minuti prima dell’inizio del seminario.

ore 11:30

Inizio del seminario.

A tal proposito, sarà cura del chair far rispettare i tempi di inizio e di fine degli Astromeeting. Ogni incontro, come dettagliato sopra, avrà la durata massima di 30 minuti per il JC, di 50 minuti per l’AC e di 65 minuti per la L, incluse eventuali domande.